Vous allez consulter des agences pour créer ou refaire le site de l'entreprise, et le document s'appelle déjà « Cahier des charges ». Il est encore vide, ou il fait trente pages copiées d'un modèle trouvé en ligne, avec une rubrique sur les polices de caractères et aucune sur ce que le site doit rapporter.
Un cahier des charges n'a pas besoin d'être long : il doit être précis là où les devis divergent, c'est-à-dire les objectifs, le périmètre, les contenus, l'existant à protéger et le budget. Voici le modèle à copier, rubrique par rubrique, un exemple rempli pour un fabricant fictif de 50 salariés, et la méthode pour transformer les réponses des agences en décision.
Le modèle de cahier des charges de site internet à copier#
Un cahier des charges sert à trois choses : mettre l'entreprise d'accord sur ce que le site doit produire, obtenir des devis comparables et garder une référence écrite pour toute la durée du projet. Ce n'est pas une formalité : d'après le Project Management Institute (2014), 47 % des projets qui manquent leurs objectifs échouent à cause d'une mauvaise gestion des exigences, c'est-à-dire de besoins mal exprimés ou mal suivis.
Notre article sur le prix d'une refonte en donnait l'ossature en huit points. Voici le modèle complet : copiez les intitulés dans un document et répondez sous chacun aux questions, en quelques lignes ou en une page au plus. Ces dix rubriques valent pour une création comme pour une refonte.
1. L'entreprise et le projet
- Que fait l'entreprise, pour quels clients, avec quels chiffres clés (effectif, chiffre d'affaires, marchés) ?
- Pourquoi ce projet maintenant : création, refonte, nouvelle offre, nouveau marché ?
- Qui pilote le projet chez vous, qui valide, et combien de temps pourront-ils y consacrer ?
2. Les objectifs mesurables
- Que doit produire le site : demandes de devis, appels, candidatures, ventes, moins de questions au service client ?
- Combien aujourd'hui, et combien dans douze mois ?
- Comment le mesurerez-vous : Google Analytics, CRM, suivi des appels ?
3. Les cibles et leurs parcours
- Qui sont les visiteurs qui comptent : acheteurs, prescripteurs, candidats, clients existants ?
- Quelles questions se posent-ils avant de vous contacter, et depuis quel appareil ?
- Que doivent-ils faire ensuite sur le site ?
4. Le périmètre
- Quelles rubriques, et combien de pages environ : offres, secteurs, références, recrutement, actualités ?
- Quelles langues ?
- Qu'est-ce qui est indispensable au lancement, et qu'est-ce qui peut attendre une deuxième phase ?
5. Les contenus
- Qu'est-ce qui existe (textes, photos, vidéos, études de cas, fiches techniques), et qu'est-ce qui est à produire ?
- Qui rédige, qui fournit les photos, qui valide, et dans quels délais ?
- Qui publiera après la mise en ligne, et à quel rythme ?
6. Les fonctionnalités et les intégrations
- Quels formulaires (champs, destinataires) ? Faut-il une prise de rendez-vous, des documents à télécharger, un espace client ?
- Avec quels outils le site doit-il échanger : CRM, logiciel de recrutement, ERP, outil d'e-mailing ?
- Pour chacune, décrivez ce qui doit se passer, pas l'outil qui le fera (voir plus bas).
7. Le référencement et la mesure
- Sur quelles recherches devez-vous être trouvé : métiers, produits, zones géographiques ?
- Faut-il créer ou reprendre votre fiche d'établissement Google ?
- Quelles actions compter comme conversions (formulaire envoyé, clic sur le téléphone, téléchargement), et dans quels outils ?
8. Les contraintes
- Une charte graphique à respecter, une technologie ou un hébergement imposés par votre service informatique ?
- Les obligations légales : mentions légales, consentement aux cookies, accessibilité si vous vendez en ligne aux particuliers ?
- Quelles exigences de performance, par exemple les seuils des Core Web Vitals sur mobile (contenu principal affiché en 2,5 secondes au plus) ?
9. L'après-mise en ligne et la propriété
- Qu'attendez-vous en maintenance, hébergement, évolutions et formation, et sous quel délai de réponse ?
- Le nom de domaine, les comptes (Search Console, Analytics, Google Ads) et le code seront-ils à votre nom ?
- Le contrat prévoit-il la cession des droits d'auteur sur le design, les textes et le code ? Commander et payer un site ne vous en transfère pas les droits (article L111-1 du Code de la propriété intellectuelle) : chaque droit cédé doit être mentionné distinctement et délimité (article L131-3).
- Si l'agence héberge le site ou reçoit vos formulaires, un contrat de sous-traitance des données conforme à l'article 28 du RGPD est-il prévu ?
10. Le budget, le calendrier et la consultation
- Quelle fourchette pour la création, et quel budget annuel ensuite (hébergement, maintenance, licences, évolutions) ?
- Quelle date de mise en ligne, et pourquoi celle-là : salon, lancement d'offre, fin d'un contrat ?
- Quel calendrier de consultation, quel format de réponse, quels critères de choix ?
Comment rédiger un cahier des charges pour la refonte d'un site internet ?#
Une refonte ne part pas d'une page blanche. Le site actuel a des positions sur Google, des liens venant d'autres sites et des pages qui génèrent des demandes : trois rubriques de plus servent à protéger cet héritage.
11. L'existant à protéger
- Quelles pages reçoivent des clics depuis Google, et sur quelles requêtes ? La Search Console conserve 16 mois de données : exportez-les avant de consulter.
- Quelles pages génèrent des demandes, d'après Google Analytics et votre CRM ?
- Quelles pages reçoivent des liens d'autres sites ? Le rapport « Liens » de la Search Console les classe.
12. Les adresses et les redirections
- Combien d'URL existent aujourd'hui, PDF, actualités et offres d'emploi compris ?
- Qui établit la correspondance entre anciennes et nouvelles adresses, qui la valide, et quand ?
- Les redirections seront-elles permanentes (301) et conservées au moins un an, comme le recommande Google ?
13. Les données, les accès et la bascule
- Quels contenus migrer, lesquels supprimer, quelles pages fusionner ?
- Quels formulaires, outils et intégrations rebrancher, et quels accès transférer ?
- Qu'est-ce qui ne doit jamais s'interrompre (e-mails, formulaires, prise de rendez-vous), et quel suivi prévoir ensuite ?
Un devis de refonte qui ignore ces trois rubriques mérite une question. Et si vous hésitez encore entre refaire et améliorer, notre test en dix questions vous aidera à trancher.
Exemple de cahier des charges de site web : un fabricant de 50 salariés#
Prenons un fabricant fictif de pièces mécaniques de précision : 50 salariés, 8 millions d'euros de chiffre d'affaires dont 30 % à l'export, des clients dans l'aéronautique et le médical, un site WordPress de 2017. Voici l'essentiel de son cahier des charges, qui tient en onze pages.
1. Entreprise et projet. Le site ignore l'activité médicale lancée il y a deux ans, les commerciaux ne l'envoient plus aux prospects et deux postes de régleur sont ouverts depuis six mois. Pilote : la responsable marketing, deux jours par semaine ; validation : direction générale et direction technique.
2. Objectifs à douze mois. Passer de 6 à 12 demandes de devis qualifiées par mois, et de 5 à 20 candidatures par an reçues par le site. Mesure : formulaires suivis dans Google Analytics, champ « origine » obligatoire dans le CRM.
3. Cibles. Acheteurs et ingénieurs méthodes de donneurs d'ordres, en France et en Allemagne, qui vérifient le parc machines et les certifications avant de consulter ; candidats régleurs et usineurs, souvent sur mobile ; clients qui cherchent un certificat.
4. Périmètre. Environ 35 pages : accueil, quatre savoir-faire (usinage 5 axes, décolletage, rectification, contrôle), deux secteurs, parc machines, certifications, trois études de cas, recrutement, contact. Français et anglais au lancement, allemand en phase 2.
5. Contenus. Un tiers des textes actuels est réutilisable. L'agence rédige les pages savoir-faire et secteurs après deux ateliers avec le directeur technique ; une journée de photos à l'atelier ; traduction anglaise relue par le responsable export.
6. Fonctionnalités. Demande de devis avec envoi de plans (PDF et STEP, 20 Mo), transmise au CRM avec sa source ; offres d'emploi publiées depuis le logiciel de recrutement ; fiches techniques à télécharger. Pas d'espace client en phase 1.
7. Référencement et mesure. Recherches visées : « usinage 5 axes », « sous-traitance usinage aéronautique », « décolletage de précision » et leurs équivalents anglais. Suivi des formulaires, des clics sur le téléphone et des téléchargements.
8. Contraintes. Charte graphique conservée ; hébergement en Europe exigé par le service informatique ; seuils Core Web Vitals respectés sur mobile ; mentions légales et bandeau cookies conformes.
9. Après la mise en ligne. Mises à jour de sécurité mensuelles, sauvegardes quotidiennes, deux heures d'évolution par mois, réponse sous un jour ouvré, formation de deux personnes. Domaine, comptes et code au nom de l'entreprise, cession des droits au contrat.
10. Budget et calendrier. 15 000 à 25 000 € HT pour la refonte, puis 3 000 € HT par an au plus pour l'hébergement, la maintenance et les licences. Quatre agences consultées en six semaines, décision fin novembre, mise en ligne avant le salon professionnel de mars.
11 à 13. Existant. 1 800 clics Google par mois, dont 60 % sur huit pages ; une trentaine de sites qui font un lien vers le site ; 80 URL recensées, dont 45 à rediriger. La page « décolletage » apporte à elle seule 4 demandes de devis sur 10 : elle garde son adresse et ses contenus techniques.
Cahier des charges fonctionnel ou technique : que rédiger vous-même ?#
Le cahier des charges fonctionnel décrit ce que le site doit permettre, à vos visiteurs comme à vos équipes, et les contraintes à respecter. La démarche fait même l'objet d'une norme, la NF EN 16271, consacrée à l'expression fonctionnelle du besoin. C'est ce document que vous devez écrire : personne ne connaît mieux que vous vos clients.
Les spécifications techniques (CMS, hébergement, architecture, sécurité) décrivent le « comment » : l'agence retenue les rédige, vous les validez avec votre informatique. Une technologie n'a sa place dans votre cahier des charges que si c'est une vraie contrainte : un outil à conserver, une équipe déjà formée. Pour le reste, notre comparatif WordPress ou Webflow vous aidera à discuter les propositions.
| Écrivez le besoin | Plutôt que la solution |
|---|---|
| Chaque demande de devis arrive dans le CRM avec sa source | Formulaire relié à HubSpot par Zapier |
| Les commerciaux publient une étude de cas en un quart d'heure, sans aide | Site WordPress avec tel constructeur de pages |
| Les acheteurs allemands trouvent nos pages dans leur langue | Telle extension de traduction |
| Le site s'affiche vite sur mobile | Serveur dédié chez tel hébergeur |
Les erreurs qui rendent un cahier des charges inutile#
- Le document de 40 pages. Personne ne le lit en entier. Visez 8 à 12 pages, le reste en annexe : arborescence actuelle, exports, charte graphique.
- Des solutions à la place des besoins. Imposer l'outil prive les agences de leur métier et vous rend seul responsable du choix.
- Pas de budget. Chaque agence imagine un projet différent. Une fourchette ne vous affaiblit pas : elle montre ce que chacune propose pour le même montant.
- Des objectifs qui ne se comptent pas. « Un site moderne qui reflète nos valeurs » ne permet ni de choisir une offre ni de juger le résultat. Comptez des demandes, des appels, des candidatures.
- Tout en priorité 1. Sans deuxième phase, le budget déborde ou la date glisse.
- Les contenus oubliés. C'est le poste le plus souvent sous-estimé, et celui qui retarde le plus de mises en ligne. Si vous rédigez vous-même, bloquez ce temps dès maintenant.
Comment organiser la consultation des agences ?#
Trois ou quatre prestataires suffisent : au-delà, vous passerez plus de temps à lire des offres qu'à les comparer. Voici un calendrier réaliste sur six semaines.
| Semaine | Étape | Ce que vous faites |
|---|---|---|
| 1 | Présélection et envoi | 3 ou 4 agences choisies sur des réalisations comparables ; cahier des charges, calendrier et format de réponse attendu |
| 2 | Questions-réponses | Une date limite, puis les mêmes réponses envoyées à toutes les agences en même temps |
| 3 et 4 | Offres | Un appel de 30 minutes par agence si elle le demande ; des offres sur un plan commun : compréhension, méthode, planning, équipe nommée, prix par poste, coûts annuels, conditions |
| 5 | Soutenances | Une heure par agence, avec les personnes qui travailleront réellement sur le projet |
| 6 | Décision | Notation avec la grille, appel de deux références, négociation, réponse à chaque agence |
Comment comparer les devis avec une grille de notation pondérée ?#
Le prix n'est qu'un critère sur cinq. Notez chaque offre de 1 à 5 sur chaque critère, multipliez par son poids et additionnez : vous obtenez une note sur 5. Faites-le à deux ou trois, chacun de son côté, avant d'en discuter.
| Critère | Poids | Ce qui mérite un 5 |
|---|---|---|
| Compréhension du besoin | 25 % | L'offre reformule vos objectifs et vos cibles, et soulève des questions que vous n'aviez pas posées |
| Méthode | 25 % | Structure fondée sur les recherches de vos clients, contenus rédigés, plan de redirections, suivi des conversions |
| Équipe et planning | 15 % | Des personnes nommées, un planning qui intègre vos propres délais de validation |
| Coût complet sur 3 ans | 20 % | Création, hébergement, maintenance, licences et évolutions, à périmètre égal |
| Propriété et conditions | 15 % | Domaine, comptes et code à votre nom, cession des droits, réversibilité, préavis courts |
Pour noter le coût, ramenez d'abord les offres au même périmètre : ajoutez à chaque devis ce qu'il ne comprend pas et que vous devrez payer ailleurs. Donnez ensuite 5 à l'offre la moins chère, et aux autres 5 × (coût le plus bas ÷ leur coût).
Reprenons notre fabricant. L'agence A propose 11 000 € HT avec des maquettes très soignées, mais les textes sont « fournis par le client » et rien n'est prévu pour les redirections : le fabricant estime à 7 000 € ce qu'il devra payer ailleurs (rédaction, photos, plan de redirections). L'agence B propose 19 500 € HT, ateliers, rédaction des pages clés et migration SEO compris. L'agence C propose 34 000 € HT, au-delà de la fourchette annoncée. Leur maintenance, hébergement compris, coûte respectivement 60, 150 et 250 € HT par mois.
| Critère (poids) | Agence A | Agence B | Agence C |
|---|---|---|---|
| Compréhension (25 %) | 2 | 4 | 4 |
| Méthode (25 %) | 2 | 5 | 4 |
| Équipe et planning (15 %) | 3 | 4 | 5 |
| Coût sur 3 ans (20 %) | 5 (20 160 €) | 4 (24 900 €) | 2,3 (43 000 €) |
| Propriété et conditions (15 %) | 2 | 5 | 3 |
| Note pondérée sur 5 | 2,75 | 4,40 | 3,66 |
L'offre la moins chère arrive dernière. À périmètre égal, elle ne coûte que 4 740 € de moins que celle de B sur trois ans, alors que les devis affichaient 8 500 € d'écart. L'offre C n'est pas éliminée pour autant : demandez-lui ce qu'elle retirerait pour entrer dans votre fourchette. Et avant de signer avec B, appelez deux de ses clients.
Et chez Cactechus, que devient votre cahier des charges ?#
Notre devis le reprend rubrique par rubrique, aux prix de notre grille publique : création de 2 490 à 6 990 € HT en achat unique, ou de 59 à 299 € HT par mois avec hébergement et maintenance, plus 590 à 1 990 € HT de frais de création (engagement de 12 mois) ; refonte dès 1 990 € HT pour un site vitrine, de 3 000 à 7 000 € HT pour un site d'entreprise.
Le site, le nom de domaine et les contenus vous appartiennent. Un cahier des charges inachevé nous convient : ses rubriques vides sont les questions que nous posons au cadrage. Le détail est sur notre page prix.
En résumé#
Un bon cahier des charges de site internet tient en 8 à 12 pages : dix rubriques qui disent ce que le site doit produire, pour qui, avec quels contenus, quelles contraintes et quel budget, plus trois pour protéger le trafic et les liens acquis en cas de refonte. Il exprime des besoins et laisse les solutions aux agences.
Consultez ensuite trois ou quatre agences en six semaines, sur un format de réponse commun, et notez leurs offres avec une grille où le prix, ramené au coût sur trois ans à périmètre égal, ne pèse qu'un cinquième. Pour les entretiens, gardez sous la main les 15 questions à poser à une agence web.
